Fatura İle İlgili Bilgiler

1. Fatura Nerede ve Nasıl Bastırılır?

Fatura kıymetli ve resmi bir evraktır. Her yerde herkes fatura basamaz. Fatura basma yetkisi Maliye Bakanlığı tarafından belirli koşulları sağlayan matbaalara verilir. Bu matbaalar şekil şartlarına uygun olarak faturayı basarlar. Dolayısıyla, öncelikle fatura basma yetkisi olan bir matbaa ile iletişime geçmelisiniz.

Matbaanızdan fiyat teklifi alırken, basılmasını istediğiniz faturanın özelliklerini vermeniz gerekir. Fatura formatınızın A4 boyutunda olması uygulama açısından size kolaylık sağlar. Bu sayede piyasadaki birçok standart yazıcıdan çıktı alabilirsiniz.

En az 3 nüshalı fatura baskısı isteyin. İlk nüshayı müşteriye vereceksiniz. Genelde ikinci nüsha muhasebe fişinin altına takılır. Üçüncü nüsha da fatura dosyasında arşivlenir. Fatura dosyasında sadece sizin kestiğiniz faturaların üçüncü nüshası olur ve istediğiniz faturayı bu dosyada kolayca bulabilirsiniz. Üç nüshanın renginin farklı olması, kopyaların karışmaması açısından iyi olur. Özel bir renk tercihiniz varsa, matbaanıza belirtmeyi unutmayın. Faturanızı kendiniz elle yazacaksınız otokopili fatura da kullanabilirsiniz.

Genelde matbaa, faturada bulunması gereken asgari bilgileri sizden ister. Bunların yanında basılacak fatura tasarımını pdf olarak pantone renkleri ile birlikte matbaaya iletmenizde fayda var. Müşterinin ödeme yapacağı banka hesap numaralarını da iletirseniz, tahsilatlarınızı hızlandırmanıza destek olacaktır. Adet yükseldikçe, elbette ki maliyet düşecektir. Ancak, herhangi bir logo, isim ya da adres değişikliğinde fatura iptal süreçleri ile uğraşmamak için bir yıl içinde kullanacağınız kadar fatura bastırmanız daha doğru olacaktır.

Matbaa, fatura basabilmek için sizden vergi levhası, yoklama tutanağı ya da KDV beyannamesinin tahakkuk fişi, imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesini isteyecektir.

2. Fatura Nasıl Düzenlemeli ve Saklanmalı?

Fatura resmi bir evraktır. Düzenlerken ve saklarken dikkat etmek gerekir. Faturada birçok bilgi yer alır: Firmanızın bilgileri —logo, ünvan, adres, vergi diresi, vergi no, Mersis no, iletişim bilgileri, banka hesap bilgileri, sermaye vb— ; müşterinizin bilgileri —ünvan, adres, vergi dairesi, vergi no— ; Maliye Bakanlığı mührü, fatura tarihi, fatura seri no, satılan malın ya da hizmetin türü, tutarı, varsa KDV tutarı.

Fatura kesildikten sonra üzerine kaşe basılır ve şirket yetkilisi tarafından imzalanır. Faturalar sıra takip eder, sıra ile kesilir, sıra atlanmaz. Fatura kaybolur ise vergi dairesine bildirimde bulunmanız gerekir. Fatura kesilirken yanlışlık yapılırsa yanlışlık yapılan fatura çöpe atılmaz, tüm nüshaların üzerine “iptal” yazılır ve fatura dosyasında saklanır. Fatura herhangi bir sebepten dolayı yırtılır ya da parçalanırsa, parçalar bant ile birleştirilir ve tüm nüshaları ile beraber fatura dosyasında saklanır. Fatura da diğer belgeler gibi vergi kanunları açısından 5 yıl saklanır. Yurtiçinden şirketinize kesilen faturalarda yukarıda bahsedilen bilgilerin, mühür ve imzaların bulunması gerekir. Eksiklik var ise bu faturalar kabul edilmez, iade edilir. Yurtdışından gelen faturalar için şekil şartı yoktur, bu faturalar muhasebeleştirilir.

3. Faturanın Kaç Gün İçinde Kesilmesi Gerekir?

Malın teslimi yapıldıktan ya da hizmet verildikten sonra 7 gün içinde fatura kesilmelidir. Eğer bu 7 günlük süre ile bir sonraki aya geçiş var ise fatura kesimi için 7 günlük süre beklenmeden o ay içinde düzenlenmelidir. Çünkü faturanın ilgili ayın KDV beyannamesinde yer alması gerekir. Size kesilen faturanın da aynı süreler içinde size ulaşması gerekir. Eğer size kesilen fatura yanlış ise itirazınızı belirli süre içinde yapmalısınız. Size kesilen fatura için, elinize ulaştıktan sonraki 7 gün içinde itirazınızı belirten bir mektup ile iadeli taahhütlü ya da noter kanalı ile göndermeniz gerekir. Yıl içinde kesilen faturalar muhasebe kayıtlarına problemsiz alınır. Eğer yıl atlaması var ise yani bir önceki yılın faturası size yeni ulaştı ise, fatura muhasebeleştirilir fakat fatura bedeli gider yazılamaz. Aynı şekilde KDV’si de KKEG (kanunen kabul edilmeyen gider) olur. Hak kaybına uğramamak adına bu konuları mali müşaviriniz ile görüşmenizde fayda var.

4. e-Fatura Nedir, Normal Faturadan Farklı mıdır?

Mali açıdan e-Fatura ile normal faturanın birbirinden farkı yoktur. E-fatura’da da normal faturada olduğu gibi şekil şartları vardır. Şu an için bazı sektörlerde e-Fatura kullanmak mecburi diğerlerinde ise isteğe bağladır. Ancak, 2016’ya kadar tüm firmalara e-Fatura zorunluluğu gelecek. e-Fatura ile ilgili detaylı bilgiye www.efatura.gov.tr ‘den ulaşabilirsiniz.

E-fatura kullanabilmek için;

·         e-Fatura kullanmak için GİB’e başvuru yapılmalıdır.

·         Tübitak’a başvuru yapılarak Mali Mühür alınmalı.

·         e-Fatura entegrasyonu ya da portal için başvuru yapılması gerekmektedir.

e-Fatura entegrasyonu 3 ayrı şekilde olabilir:

1.     Maliye ile direkt entegre olarak kendi sisteminiz üzerinden fatura kesilmesi

2.    Maliye’den izin almış bir entegratör firma arayüzünü ya da bu entegratörler ile entegre olmuş faturalama uygulamalarını kullanarak e-Fatura kesilmesi

3.    Maliyenin portal altyapısını kullanarak e-Fatura kesilmesi

Girişimciler ve kobiler için en uygun yöntem ikinci yöntem olacaktır. Portali olan bir entegratör firma ya da Paraşüt gibi bu entegratörler ile entegre çalışacak faturalama uygulamalarını kullanmak hem en maliyetsiz hem de en kullanışlı yöntemdir. Bu yöntemde, yazılım geliştirme gibi teknik çalışmalara gerek yoktur. Web üzerinden kullanıcı adı ve şifresi ile hemen e-Fatura alıp, göndermeye başlanabilir.

e-Fatura sistemine kayıtlı firmalar kendi aralarında basılı fatura kullanamazlar. e-Fatura sistemine kayıtlı firma, sisteme kayıtlı olmayan firmaya kağıt ortamında fatura keser. e-Faturalar kağıda basılıp arşivlenmez, elektronik ortamda saklanır. Şirketinin e-Fatura kullanma mecburiyetinde olup olmadığını ya da isteğe bağlı olarak kullanılıp kullanılmaması gerektiğini mali müşaviriniz ile değerlendirmenizde fayda var.

5. Fatura Seri ve Sıra No’nun Nereden Başladığı Önemli mi?

Hayır. Fatura basmaya yetkili matbaalar, belirli seri sıra no aralığındaki faturaları basma yetkisini alırlar. Müşterilerinden talep geldikçe, bu aralıkta yer alan belirli bir bloğu müşterilerine atarlar.

6. Faturaları Türkçe ve TL Olarak mı Düzenlemem Gerekir?

Vergi kanunlarına göre mahsup, mizan, resmi defterler vb tüm muhasebe işlemleri Türkçe tutulur. Bu sebeple fatura da Türkçe düzenlenir. Ancak, yurtdışına kesilecek bir fatura var ise bu faturada açıklama kısmına ilgili dilde açıklamalar yazılabilir. Muhasebe işlemlerinde Türk Lirasının kullanılması gerekir. Herhangi bir sebeple dövizli tutarda fatura kesilecek ise de fatura açıklamasına kullanılan kur bilgisi, faturada hesaplanan KDV’nin TL karşılığı yazılır. Fatura bilgilerini yasal faturaya yazdırmadan önce mali müşaviriniz, fatura yer alacak bilgileri kontrol etmeli ve onay verdikten sonra siz yazıcıdan yazdırmalısınız.

7. Faturanın Fotokopisi Geçerli midir?

Faturanın orjinal olması önemlidir. Faturaların fotokopileri ve proforma faturalar mali açıdan geçersizdir. Faturanın aslı yani ilk nüshası kaybolmuş ise ikinci ya da üçüncü nüshadan fotokopi alınır ve aslı gibidir kaşesi basılarak yetkili kişiler tarafından imzalanır. Yurtdışında gelen faturalarda orjinallik aranmaz.

8. Fatura Yerine Başka Belgeler de Kullanılabilir mi?

Vergi kanunlarında sadece fatura tarif edilmemiştir. İşin niteliğine göre fatura harici başka belgeler de kullanılabilir.

·         Perakende satış fişi: Taksi fişi vb. 800 TL’den daha yüksek bedeller için fatura düzenlemek zorunludur. PSF kesilemez.

·         Yazarkasa fişi: 800 TL’den daha yüksek bedeller için fatura düzenlemek zorunludur. Yazarkasa fişi düzenlenemez.

·         Yolcu taşıma biletleri: Uçak bileti vb. fatura yerine geçer.

·         Gider pusulası: Vergi mükellefiyeti olmayan şahıslardan alınan hizmet için gider pusulası kesilir.

·         Serbest meslek makbuzu: Avukat, doktor ya da mali müşavirler gibi bilgiye dayalı hizmet veren meslek sahipleri serbest meslek makbuzu keserler.

9. Açık Fatura ya da Kapalı Fatura Nedir?

Vadeli bir satış yapıldığında faturanın üst kısmına kaşe vurulup imzalanır. Bu tip faturalara “Açık Fatura” denir. Peşin ödemeli satış yapıldığında ise fatura bedelinin peşin olarak alındığını göstermek için faturanın alt kısmı kaşelenip imzalanır. Bu da “Kapalı Fatura” olarak ifade edilir. Ticari hayatta uygulaması olan açık ya da kapalı ayrımı vergi kanunlarında yoktur. Vergi kanunlarına göre kaşenin faturada nereye vurulduğunun bir önemi ya da hukuki olarak tahsilata ilişkin ispat gücü de yoktur.

10. Naylon Fatura Nedir, Normal Faturadan Farklı mıdır?

Sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge de denir. Faturaya konu mal ya da hizmet satışı yoktur. Şeklen normal bir faturadan farkı bulunmamaktadır. Bu türde faturayı kesen firmalar, var olmayan stoklarını eritmek ister ya da çok düşük görünen hasılatlarını arttırırlar. Ayrıca faturayı kestiği firmadan faturada hesaplanan KDV’yi ya da gelir sebebi ile oluşacak Kurumlar Vergisini talep eder. Faturayı alan firma da giderleri daha yüksek göstererek az vergi ödemeyi amaçlar. Bu fatura karşılığında da faturayı kesen firmaya bir miktar ödeme yapar.

Naylon fatura kesmenin ya da alıp kullanmanın cezası büyüktür. Bu tip belgeleri kullananlar için 3 yıldan 5 yıla kadar hapis cezası vardır. Zarara uğratılan verginin 3 katı kadar da vergi ziyaı cezası vardır. Eğer bir belgenin naylon fatura olduğunu düşünürseniz hemen mali müşaviriniz ile irtibata geçmenizi, kayıtlarınıza almamanızı, eğer kayıtlara geçmiş bir belge ise de pişmanlık hükümlerinden yararlanarak kayıtlarınızdan çıkarmanızı ve hatanın düzeltilmesini sağlamalısınız.